Construction Claim Types and Causes: A Study of Tala Hydroelectric Project, Bhutan

One of the key areas of controversy that arises in the field of construction industry is from the claim situation. The inherent problems of most of the construction projects are their uncertainty, complex in nature involving a wide variety of business parties that often extend over a lengthy period of time requiring detail plans and specifications, skillful supervisions and efficient coordination. Thus, in such complex process, the occurrences of claims are common phenomena that hinder the completion of project on time and cause cost overruns. Although the symptoms are well known, the real causes and associated costs that arise due to such claims and disputes are not well understood. Construction contract itself is often very long, complex documents which are not well understood by the parties leading to differing interpretation by the different parties and consequently, disagreements or disputes arises regarding contractual obligations or expectations. When one party feels that the contractual obligations or expectations have not been met by the other party, and believe that they deserve monetary and/or time compensation, they may submit a claim.

It is generally accepted and agreed by both the contractors and the contracting agencies that handling of the claims arising out of the construction projects is a serious problem, and that efforts are needed to improve both methods of preventing claims and procedures for settling them when they occur. It not only drains the energy and resources of the parties in trying to solve them but also brings about adversarial relationship between them. Often, the claims that cannot be settled by negotiated adjustments has to be dealt with higher appellate (arbitration, courts etc) which sometimes takes years to resolve. Thus, it is the common interest of both contractor and owner to device means to avoid claims as far as possible in the first place and manage claim process when it occurs.

With the accelerated hydropower development policy in place to achieve the target of 10,000 MW by the year 2020 in Bhutan, a lot of constructions of hydropower projects are in the pipeline and is expected to see the construction boom within next five years. The construction of Pungtsangchu I and Dagachhu are already in full swing. Punatsangchu II and Mangdechhu projects are expected to begin by early 2010 and the studies are being done on many other projects. It has been estimated that around Nu 442 billion will be invested to generate around 10,406 MW by year 2020 (DGPCL website, 2009).

In view of the expected mega constructions that would be taken up in Bhutan, it is pertinent that we look back to the past projects and learn from the experiences. Hence, this study on the construction claims in the recently completed Tala hydroelectric Project was very important and would be helpful to the project participants in preventing and resolving claims in the upcoming projects.

Mr. Sonam Tobgay made a case study which main objective was to find which causes of claims are important and which types of claims were frequent during the construction of Tala Hydroelectric Project in Bhutan. The objectives of his study were summarized as follows:
- Carry out the comprehensive analysis of the claims, their types and the causes that occurred in Tala Hydroelectric Project.
- Study the frequency and severity of each claim and rank them accordingly.
- Study how the claims have been settled/resolved (study the different modes of resolution applied with references to contract clauses)
- Provide solutions to reduce/ minimize or prevent the claims for the future hydropower projects in Bhutan.

Conclusions:

Two types of claims have occurred in this project namely Change claim and Impact claims. Though Change claims (23/35) were more frequent than Impact claim (12/35), the severity (amount) of the claim and duration for settlement was more with the Impact Claims.

The common causations of claims was also analyzed and result showed that five (05) broad groups namely ‘Differing site conditions’, ‘Delay from Project Participants’, ‘Changes in Design and Specifications’, ‘Force Majeure(Flood)’ and ‘Omissions/Ambiguous Contract Provisions’.

The claims due to ‘Differing site conditions’ ranked first followed by claims due to ‘Delay from Project Participants’. This result supports the similar studies done for hydropower projects in India and Vietnam where they also found ‘Differing site conditions’ as the main cause of Claims (Pillai et.al, 2001 and Thinh V.B, 2004). The Adverse Geological Occurrence (AGO) was the main differing condition claims that triggered and gave rise to both change claims and impact claims in different forms.

The different mode of claim settlement adopted in this project was also studied. Almost all the claims resolved were through negotiation. Only three (03) cases out of thirty-five (35) cases accounting to USD 1,890343.19 (5% of claim amount) went to Arbitration or Litigation, rests of the claims were resolved through mutual agreement or direct negotiation. The findings supports the of study done by Zaneldin (2006) in UAE where he found that more than 77.1% of the claims are resolved using negotiation while only 4.9% of claims are resolved through litigation.

Analysis revealed that duration of claim settlement varied from minimum of six (06) months to as long as four (04) years. The claims that were settled through negotiation took much shorter time than the arbitration cases which took as long as four (04) years. Among others, most of the claim cases that took longer duration for settlement sprung from the ‘omissions or ambiguous/conflicting contract provisions/clauses’(1.64 years) followed by claims due to ‘Force majeure’(1.63 years).

Overall, only 39% of the total claimed amount was successfully achieved by the contractor through negotiation. Rest of the claim either got rejected by the owner in the first place or contractor dropped the case during the process of arbitration or litigation. This indicates that the bargaining power of the contractor is much less than the owners since most of the claim cases were not pursued after being rejected by the owner for fear of future adversarial relationship.

The severity and frequency of claims in different contract packages were also studied and found that major portion of claims appeared from civil works (21/35 cases) with over 81% of the total claimed amount while the rest (19%) was from the hydro-mechanical and electro-mechanical combined. Claims from ‘differing site conditions’ which ranked first were more prominent and high for the contract packages which dealt with underground tunneling works while the claims due to ‘delay from project participants(owner)’ dominated the claim for the electro-mechanical works. This is due to the fact that most all the electro-mechanical items were purchased from foreign countries like Japan, Germany, Italy etc which needed long procurement lead time whereby the supply order for these items and mobilization notifications for other resources were done in order to meet the original schedule. Meanwhile, due to delay in completion of preceding civil works for varied reasons, the electro-mechanical works got delayed leaving the mobilized resources to remain idle. Thus, the claim for compensation for the idling charges of the resources.

All the claim issues being analyzed were originated form contractor side. The contractor put up the claim to client with factual narrative of ‘how’, ‘why’ and ‘when’ claims have arisen along with attachments of detail calculation of claim amount, site records, correspondences, photographs if any, change orders etc. On the other hand, the client verifies the claims referring to the various documented proofs and contract clauses, and makes their own justification. The final approval goes through different hierarchy of officials of different departments for their comments and vetting.

Recommendations for minimizing/avoiding claims in future projects:

Having studied the claim cases in Tala Hydroelectric Project, Bhutan, the author has learnt a lot with regard to how and why the claims happened in this project and the various factors that contribute to the occurrence of claims. The different ways and means adopted by the parties to resolve the claims have also been studied. From the knowledge gained by studying the claim issues in this project, the following are the recommendations for minimizing the occurrence of claims in future projects. However, in view of the constraint of the study: limited study period focused only on one project, the implementations of recommendations would further need the suggestions and inputs of the experts.

1.Involve site people in early recognition of potential areas of claim occurrence and risk sharing by partners.
2.Substantive pre-project site condition and hydro-geological investigations.
3.Proper planning, timely schedule updates and coordination according to the actual progress.
4.Develop clear, complete and unambiguous contract.
5.Have regular constructive meetings at site and device ways and means to prevent claims.
6.Have change orders or variation orders from the client before doing any work beyond the contract.
7.Clear provision in the contract defining the time frame for settling claims.

His thesis abstract is copied and pasted below.

Abstract

Due to the nature of hydropower construction projects being complex, uncertain, having long gestation period, involving many parties and requiring the integration of different work components (Civil, Mechanical and Electrical) together to work as a whole unit, claims are one of the common occurrences in such projects. Since claims are undesirable issues in construction projects, it is the common interest of all the parties involved to prevent/minimize from occurring at the first hand and resolve them in a most amicable way after their occurrence.

In this research, the study was done in Tala Hydroelectric project, Bhutan with the objectives to find out (1) How and why the claims occurred (2) What are the claim types (3) How are the claims raised (4) How are the claims resolved (5) What are the common causes of claims and (6) to provide recommendations for avoiding/minimizing claims in future projects with the experiences from this project. The study result shows that two main types of claims namely: Change Claims and Impact Claims have occurred in this project while the main/recurring sources of claims was found to be from ‘Differing site conditions’ coming mainly from the unforeseen hydro-geological conditions during the underground tunneling works. The methods and measures adopted in resolving the claims issues was mostly through the negotiated settlements while few cases of arbitration did also occur. The fact that most of the claims have been resolved through negotiation indicates that the parties enjoyed cordial relationship which enabled the project to successfully complete despite many hindrances due to encounterance of worst geology.

With the findings and the lessons learnt from this construction project, it is hoped that it will guide and help improve in the project performance and claim management in future hydropower construction projects in Bhutan.

MPM Brochure

AITVN organizes an Opening Ceremony & Welcome Party

The AITVN organized an Opening Ceremony & Welcome Party for the 5th entry of the Professional Master Program in Project Management in Construction (MPM Program) at the Majestic Hotel on Saturday, 10 September, 2011.

This event was attended by Dr. Amrit Bart, AITVN Director; Dr. B.H.W. Hadikusumo, SET Representative; Mr. Hoang Don Dung, SCQC General Director; Dr. Nakhle Kattan, Project Director of

Nestle Vietnam; and Mr. Nguyen Van Nhan, CEIM

student and Amata Project Manager.

The ceremony was followed by dinner party with raffle draws as an additional entertainment.

Group photo with new MPM students 2011 intake and MPM alumni from 2007, 2008, 2009, and 2010



In photo: (L-R) Mr. Hoang Don Dung, SCQC General Director, VIP guest
Mr. Ng Eng Wan, MPM faculty; Dr. Hadikusumo; Mr. Nguyen Van Nhan, CEIM student, Amata Project Manager; Dr. Nakhle Kattan, Project Director of
Nestle Vietnam





Awarding of prizes for the raffle draws

AIT khai giảng chương trình Thạc sỹ chuyên nghiệp

Quản lý dự án đối với các dự án xây dựng quốc tế

Đặc điểm nổi bật của các dự án xây dựng quốc tế là sự tham gia của nhiều tổ chức quốc tế và quy mô của dự án là rất lớn.

Tại các nước phát triển như Việt Nam có rất nhiều các dự án quốc tế đã và đang thực hiện chẳng hạn như nhà máy điện, đường ống dẫn khí, đường cao tốc, hóa dầu, cũng như các dự án cơ sở hạ tầng công cộng như sân bay, cầu và tàu điện ngầm.

Theo Hofstede (http://www.geerthofstede.nl), mỗi quốc gia có những đặc trưng văn hóa riêng, điều đó được biểu hiện qua đặc điểm chính: một là khoảng cách quyền lực; hai là sự biểu thị giới tính; ba là tâm lý ngại rủi ro; bốn là thuộc tính cá nhân; năm là thiên hướng xây dựng mối quan hệ ổn định. Theo kết quả nghiên cứu của chúng tôi tại Viện Công nghệ châu Á thì những vấn đề về văn hóa có ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án. Việc quan trọng nhất đó là giải quyết các vấn đề khi các đối tác tham gia dự án có nhiều đặc điểm văn hóa khác nhau. Chúng ta nên xem xét thuộc tính văn hóa nào có thể mang đến cơ hội cho sự thành công của dự án.

Theo một nghiên cứu đang được thực hiện tại AIT, có ba loại niềm tin có thể được áp dụng trong quản lý dự án xây dựng: niềm tin được dựa trên hệ thống pháp luật, dựa trên sự đánh giá về đối tác của mình và dựa trên mối quan hệ. Tại các quốc gia đã phát triển, sự tin tưởng dựa trên hệ thống pháp luật đóng vai trò quan trọng bởi vì hệ thống pháp luật rất rõ ràng. Riêng tại các nước đang phát triển, niềm tin dựa trên các mối quan hệ đóng vai trò quan trọng bởi vì niềm tin dựa trên hệ thống pháp luật chưa thực sự lớn.

Tóm lại, một số vấn đề then chốt cho việc quản lý thành công các dự án quốc tế như sau:
• Năng lực cá nhân trong quản lý dự án
• Hệ thống quản lý dự án thích hợp
• Am hiểu sự khác nhau về văn hóa và cách quản lý chúng
• Quản lý và thương thảo hợp đồng thích hợp
• Xây dựng niềm tin giữa các thành viên dự án như đã nêu trên.

Chương trình Thạc sĩ chuyên nghiệp Quản lý dự án Xây dựng - AIT đang tiến hành tuyển sinh khóa 5 vào tháng 9/2011. Hạn chót nộp hồ sơ: 10/8/2011.

http://www.professionalprojectmanagement.blogspot.com/

Tp. Hồ Chí Minh
Lầu 6, toà nhà FCC, 45 Đinh Tiên Hoàng, P. Bến Nghé, Q.1.
Tel: 08-39107422 (117) – 01 285 265 168
Ms. Tường (ngletuong@aitcv.ac.vn)

Hà Nội:
B3, ĐH Giao thông Vận Tải, Láng Thượng, Đống Đa
Tel: 04-37669450 (133) – 01 285 687 168
Ms. Lương – luongtth@aitcv.ac.vn

Can Tho:
Trung tâm học liệu, ĐH Cần Thơ
Tel: 0710-3815523
Mr. Phuoc – phuoclt@aitcv.ac.vn

AIT offers Professional Master in Project Management in Construction in Vietnam (Ho Chi Minh City, Hanoi, Can Tho and Vung Tau)

Tài chính dự án cho đầu tư hạ tầng tại Việt Nam

Trong hơn hai thập kỷ qua,Việt Nam là nước đứng thứ hai châu Á đạt kết quả cao về xóa đói giảm nghèo, chỉ sau Trung Quốc. Tốc độ tăng trưởng trung bình hàng năm là 7,5% và tỉ lệ đói nghèo giảm từ 51% xuống 8% dân số đã đưa Việt Nam đến con đường trở thành nước có thu nhập trung bình (WB, 2008). Để đáp ứng nhu cầu hạ tầng xuất phát từ mục tiêu xóa đói giảm nghèo, xấp xỉ 11.4% GDP hàng năm cần được cung cấp để đầu tư cơ sở hạ tầng, tăng 2% so với hiện tại. Như vậy, Việt Nam cần xấp xỉ 7 tỉ USD trong năm 2010 để hoàn thành đầu tư vào hệ thống hạ tầng. Trong khi đó, tổng ngân sách từ ODA, chính phủ Việt Nam và người tiêu dùng chỉ khoảng 3.9 tỉ đô la Mỹ (55,7%) như hình. Vậy phần còn lại của ngân sách thiếu hụt là từ đâu? Để trả lời câu hỏi này, chính phủ Việt Nam đã nhận ra sự cần thiết trong việc cải cách thị trường tài chính về việc đầu tư vào các dự án mà trước đây do nhà nước thực hiện và quản lý.


Hình 1: Đầu tư tài chính cho phát triển hạ tầng tại Việt Nam

Thành công của nhiều nước Đông Nam Á chỉ ra rằng hệ thống tài chính cho cơ sở hạ tầng của Việt Nam cần thay đổi từ hệ thống tài chính với các khoản nợ chính phủ và quốc tế thành hệ thống tài chính tư nhân. Đây là lý do giúp cho chính phủ Việt Nam có nhiều thay đổi năng động hơn và thiết lập hệ thống tài chính cho cơ sở hạ tầng theo định hướng thị trường, đặc biệt khuyến khích các thành phần kinh tế tư nhân tham gia. Với nhận thức được tầm quan trọng về vai trò của khu vực kinh tế tư nhân, chính phủ đã và đang phát triển mô hình Hợp tác Nhà nước – Tư nhân (Public Private Partnership-PPP) cho các điều kiện hạ tầng đa dạng.

Mặc dù PPP được ứng dụng để tiến đến việc huy động vốn từ khu vực kinh tế cá nhân từ năm 1990 nhưng khái niệm này chỉ tiếp cận Việt Nam đầu những năm 2000. Tuy nhiên, những bất lợi trong khuôn khổ pháp lý PPP là rào cản chủ yếu ngăn chặn khu vực kinh tế cá nhân đến với các dự án hạ tầng tài chính tại Việt Nam. Để cải thiện tình hình, chính phủ Việt Nam đã phát hành nghị định mới 108 để thay thế nghị định 78 cũ trong năm 2010. Do đó, tiến trình phát triển PPP đã rõ ràng và hiệu quả hơn trước đây. Hy vọng rằng điều này sẽ khuyến khích nhiều hơn sự tham gia của tư nhân vào đầu tư hạ tầng tại Việt Nam.
Điều quan trọng đối với một công ty đầu tư là phải hiểu được cách tham gia vào các dự án PPP. Một khi quyết định tham gia các dự án PPP, các công ty nên biết cách xác định phạm vi tham gia, đưa ra nghiên cứu tính khả thi về tài chính, phân tích ảnh hưởng của các điều khoản nhượng quyền, và kiểm soát rủi ro trong suốt các giai đoạn khác nhau của dự án.

Thông tin liên hệ:
Tp. Hồ Chí Minh: 45 Đinh Tiên Hoàng, P.Bến Nghé, Q.1
Tel: 08-39107422 (117) – 01 285 265 168

Ms. Tường–ngletuong@aitcv.ac.vn
Hà Nội: tòa nhà B3, ĐH Giao thông Vận Tải, Đống Đa
Tel: 04-37669450 (131) – 01 285 687 168

Ms. Lương–luongtth@aitcv.ac.vn


Hội thảo thông tin chương trình tại AIT-VN

- Hà Nội: 9:00, ngày 18/06/2011

- Tp. Hồ Chí Minh: 9:00, ngày 19/06/2011